Verklagsreglur uppboðs
Verklagsreglur um framkvæmd uppboðs og viðbrögð við ófyrirsjáanlegum aðstæðum
Markmið
- Verklagsreglur um framkvæmd uppboðs eru settar til að skilgreina betur en verið hefur starf uppboðshaldara og annarra starfsmanna RSF í breyttu uppboðsumhverfi. Starfshætti sem ætlað er að gæta hagsmuna allra sem koma að uppboðinu.
- Seint verður hægt að halda uppboð svo öllum líki allt sem gert er. Starfsfólk RSF og ekki síst uppboðshaldari þarf oft að taka ákvarðanir til að óþarfa tafir verði ekki á uppboðinu. Ákvarðanir þessar eru teknar með tilliti til aðstæðna og umhverfis hverju sinni og útilokað er að þær falli að hagsmunum allra. Ætíð er þó reynt að gæta fullrar sanngirni.
- Í síbreytilegu umhverfi fiskmarkaðanna er nauðsynlegt að verklagsreglur um framkvæmd uppboðs verða endurskoðaðar svo oft sem þurfa þykir. Til að svo megi verða er nauðsynlegt að notendur láti RSF vita um það sem þeir telja að betur megi fara.
- Fullur einhugur og vilji starfsmanna RSF er um að uppboð með RSF klukku gangi sem greiðast og þjóni sem allra best þeim sem að því koma.
Almennt um uppboð
- Uppboðshaldari á ekki að bjóða í fyrir kaupendur. Í neyðartilfellum getur hann tekið við tilboðum frá kaupendum og sett þau inn áður en uppboð hefst. Aðrir starfsmenn RSF geta boðið í fyrir kaupendur, en þá aðeins í neyðartilfellum.
- Uppboðshaldari skal fara með allar upplýsingar um kaupendur sem trúnaðarmál.
- Útbúinn skal gátlisti þar sem fram koma þau atriði sem nauðsynlegt er talið að kanna til að tryggja greiðan framgang uppboðs, (ástand tenginga og tölvubúnaðar, uppfærslur o.fl.).
- Á gátlista skal jafnframt koma fram hvaða viðbrögð skal viðhafa við frestun eða stöðvun uppboðs, svo sem um tilkynningar til kaupenda.
- Tæknimaður skal ætíð vera til taks hjá RSF meðan uppboð fer fram. Ef uppboð eru haldin á laugardögum eða öðrum lögbundnum frídögum skal vera hægt að ná í tæknimann á bakvakt.
- Tryggt skal að kaupendur geti hringt og fengið svörun hjá RSF meðan á uppboði stendur.
- Ef minniháttar bilun eða vafaatriði sem snerta uppboðið koma upp skal uppboðshaldari taka ákvörðun um frekari framgang uppboðs og tilkynna það kaupendum. Ef um meiriháttar vafaatriði og eða bilun er að ræða skal stjórnandi hafa samráð við yfirmenn RSF varðandi áframhald uppboðs.
- Áríðandi er við alla ákvarðanatöku um breytingar á framgangi uppboðs að uppboðshaldari stöðvi uppboðið og gefi sér tíma til að meta ástandið.
- Allar breytingar á áður auglýstum uppboðstíma, tafir, eða önnur afbrigði frá hefðbundnu uppboði skulu tilkynntar kaupendum tafarlaust.
Undirbúningur
- Í byrjun vinnudags skal uppboðshaldari kanna ástand RSF klukku, kanna tengingar og ganga úr skugga um að allt starfi eðlilega (ath.gátlista).
- Tafarlaust skal láta tæknimann RSF vita ef eitthvað er óeðlilegt við þá þætti sem athugaðir eru.
- Stæðulista skal loka 30 mín. fyrir uppboð og gera hann aðgengilegan fyrir kaupendur.
- Eftir lokun stæðulista yfirfer uppboðshaldari byrjunarverð sem skráð eru í RSF klukku. Einnig skal hann lesa stæðulistann yfir og kanna hvort einhverjar stæður geti haft óeðlileg áhrif á byrjunarverð. Hafa ber í huga að markaðsaðstæður geta breyst skyndilega (skortur á fiski, aukin eftirspurn, o.þ.h.) og verður að miða byrjunarverð við það.
- Eftir að undirbúningur uppboðs hefst, og á meðan uppboð stendur yfir, skal valda uppboðshaldara sem minnstri truflun. Ef koma þarf tilkynningum til hans skal starfsmaður RSF taka við þeim og koma þeim á framfæri.
- Uppboð skal hefjast á áður auglýstum uppboðstíma.
- Ef uppboð tefst af einhverjum ástæðum skal það tilkynnt tafarlaust á fyrirfram ákveðinn hátt sem kaupendum hefur þegar verið kynnt. Á RSF klukku og á heimasíðu RSF.
Framkvæmd
- Eftir að uppboð hefst skal uppboðshaldari fylgjast vel með byrjunarverðum.
- Uppboðshaldari skal aldrei breyta söluupplýsingum án samráðs við viðkomandi fiskmarkað og kaupanda. Slíkar breytingar skulu skráðar svo og ástæðan. Í flestum tilfellum skal kaupandi snúa sér beint til viðkomandi fiskmarkaðar ef hann óskar eftir breytingu á kaupum sínum.
- Ef minnsti vafi leikur á að uppboð fari eðlilega fram skal uppboð stöðvað umsvifalaust og boð send um það.
- Ef uppboð stöðvast skal það tafarlaust tilkynnt á fyrirfram ákveðin hátt.
- Uppboðshaldari getur boðið stæðu upp aftur ef rík ástæða þykir:
- a. Klukka byrjar talningu óeðlilega lágt eða hátt miðað við meðalgangverð á viðkomandi fisktegund.
- b. Uppboð er truflað viljandi eða óviljandi.
- c. Uppboðshaldara verða á mistök sem hafa áhrif á verðmyndun.
- d. Eitthvað gerist í uppboði sem takmarkar möguleika kaupenda til þátttöku.
- Ef uppboðshaldari hefur rökstuddan grun um að kaupandi trufli uppboð af ásettu ráði, þá hefur hann heimild til að útiloka viðkomandi frá uppboðinu með því að setja hann á válista.
- Nauðsynlegt er að taka ákvörðun um endurupptöku boða strax, svo ekki sé hætta á að þeir sem keyptu boðin séu hættir þátttöku og farnir frá tölvum.
- **Stæða er ekki boðin upp aftur ef kaupandi eða fiskmarkaður gerir mistök. Sú leiðrétting sem þykir nauðsynleg er gerð af viðkomandi fiskmarkaði í samráði við hlutaðeigandi.**
Að loknu uppboði
- Uppboðshaldari skal loka uppboði.
- Uppboðshaldari skal halda skrá um framgang uppboðs og jafnframt vista söluupplýsingar.
- Athugasemdir sem kunna að berast að loknu uppboði skulu skráðar og þeim vísað til úrlausnar hjá þeim sem við á.
- Uppboðshaldari skal vera fiskmörkuðunum leiðbeinandi um það sem betur má fara við innslátt í Tengil.
Viðbrögð við vá
- Hjá RSF skal vera til taks neyðaráætlun þannig að tryggt sé að uppboð verði haldið. Í neyðaráætlum skulu koma fram viðbrögð við þeim aðstæðum sem hugsanlega kunna að koma upp, svo sem rafmagnsleysi, rof á símalínum, eldsvoði eða önnur ófyrirséð vá.
- Kaupendur skulu upplýstir um það hvar þeir geta nálgast upplýsingar ef slíkar aðstæður koma upp.
- Verði bilun í tölvubúnaði skal varabúnaður vera til taks þannig að hægt sé að halda uppboði áfram með sem minnstum töfum.
- Neyðaráætlun skal prófuð reglulega t.d. einu sinni í mánuði.
- Verklagsreglur þessar skal endurskoða svo oft sem þurfa þykir.
- Endurræsið tölvuna sem notuð er a.m.k. einu sinni í viku til að minnka áhættu á tengingarvandamálum